Общие требования к оформлению кадровых документов

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, адресат, текст, подпись, печать, дата — зто все реквизиты документа. Многие документы имеют строго определенное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо рек- 1.

Новые правила оформления кадровых документов

N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТом Р 6.

Настоящим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. В системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Наименование организации — автора документа. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе положении организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации. Код организации — автора документа. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и другое.

В дальнейшем проставляется наименование вида документа, составленного или изданного организацией. Регламентируется уставом положением организации и должно соответствовать видам документов.

В письме наименование вида документа не указывают. Обязательно проставляется: - код формы документа. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами день месяца, месяц, год , также допускается словесно - цифровой способ оформления даты.

Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другое.

И создается ссылка на регистрационный номер и дату документ включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ 4. Гриф ограничения доступа к документу гриф ограничения доступа конфиденциально, для служебного пользования и другие можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа 5. Адресат документа. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту документа. Включает краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы. Визы согласования. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату. Оттиск печати. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости - часы и минуты.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа 14. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новые требования к оформлению документов - Елена А. Пономарева

Глава: Требования к оформлению кадровой документации. ВУЗ: УрФУ. Перечислим правила оформления кадрового документа. 1. Требования к оформлению основных кадровых документов . Общие требования к документам и службам документационного.

К применению для составления организационно-распорядительных документов был рекомендован новый ГОСТ, включающий в себя новые правила оформления кадровых документов. Из данной статьи вы узнаете, какие изменения претерпели реквизиты приказов, как сейчас грамотно их оформлять и заверять. Общие сведения о кадровом делопроизводстве Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия. Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. По личному составу, журналами учета и контроля книгами. Организационными: Описание Штатное расписание Документ, оформляющий структуру фирмы и содержащий в себе список подразделений, наименования должностей внутри каждого из подразделений, число штатных единиц компании, месячный фонд зарплаты, оклады по должностям и надбавки. Должностная инструкция Документ организационно-распорядительного характера, включающий определение финансовых, технологических, научно-технических и иных сторон деятельности фирмы, подразделений, должностных лиц. Устав Документ, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность фирмы, отношения между членами компании в ходе ведения деятельности. Положение Документ, определяющий порядок формирования, права, задачи, ответственность, обязанности и организацию работы компании в целом и ее структурных подразделений. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТом Р 6.

1.4 Требования к оформлению кадровой документации

Требования к оформлению кадровой документации Российский бухгалтер, N 7, 2011 год Елена Иванова, эксперт журнала В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников данной организации. Это требование к кадровому учету любой организации определено прежде всего в нормах ТК РФ. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье. В соответствии с положениями статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

Требования к оформлению кадровых документов

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах приказе, распоряжении и так далее организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа "приказываю", "предлагаю", "прошу". В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили". В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила". В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа "просим направить", "направляем на рассмотрение" ; - от первого лица единственного числа "считаю необходимым", "прошу выделить" ; - от третьего лица единственного числа "министерство не возражает". Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным.

.

.

Требования к оформлению кадровой документации

.

Что изменилось в оформлении кадровых документов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Общие требования к созданию документов - Елена Пономарева
Похожие публикации