Документы у кадровика при работе с персональными данными

Как максимум — еще и документ воинского учета, то есть военный билет, обычно это касается мужчин, а также справку об отсутствии судимости, если речь идет о назначении на должность, занимать которую по закону запрещено ранее судимым лицам. Все эти документы содержат персональные данные, обеспечение конфиденциальности которых — обязанность работодателя, закрепленная в Конституции. Поэтому, разглашение таких данных без ведома работника есть прямое нарушение действующего законодательства и влечет за собой наступление ответственности вплоть до уголовной.

Елена Кантерман 08. Что можно сделать на практике. Пользуясь нашей консультацией, разработать и внедрить на предприятии ряд документов, касающихся защиты персональных данных работников предприятия. Нормативная база С 1 января 2014 года для большинства субъектов хозяйствования работа с персональными данными физлиц существенно упростилась — благодаря изменениям, внесенным в законодательство. Тем не менее требования о защите персональных данных остались.

Персональные данные: как работать по закону?

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных.

В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права. Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами: трудовой договор; приказы о приеме на работу и других событиях; анкету сотрудника; обязательно трудовую книжку.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ : При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации , настоящим Кодексом и иными федеральными законами. А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.

Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т. При этом суды такую позицию поддерживают Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24. Ответственность за нарушения За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч.

Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так: предупреждение; наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей; наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей; административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её.

Вам может быть интересно:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Закон о персональных данных касается каждого

Какими документами следует руководствоваться при работе с персональными данными сотрудников предприятия? Главный документ. Персональные данные: основные документы и новинки . как при составлении Положения, так и при работе с личной информацией по.

Объясняя необходимость введения новых санкций, авторы в пояснительной записке к законопроекту пишут, что только штрафы способны остановить нарушителей. Они налагают не только финансовые, но и репутационные издержки, потому являются наиболее эффективной мерой воздействия. Законопроект пока еще обсуждается, но авторы уверены, что новые санкции заработают уже в начале 2020 года. С какими персональными данными приходится иметь дело работодателю Что относится к персональным данным работника организации? В соответствии со ст. Трудовой кодекс определяет перечень документов, которые человек предъявляет работодателю при поступлении на работу: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения; образование когда и какие образовательные учреждения закончил, номера дипломов, направление подготовки или специальность по диплому, квалификация ; выполняемая работа с начала трудовой деятельности включая военную службу ; адрес регистрации и фактического проживания; паспортные данные серия, номер, кем и когда выдан ; номер телефона, адрес электронной почты; отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу ; ИНН; номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; результаты обязательного медосмотра при поступлении на работу; семейное положение, Ф. Также определенная информация содержится в резюме соискателя и его анкете. В процессе работы эти данные изменяются и дополняются. Работодатель обязан хранить их в секрете. Эта мера обеспечивается определением конкретных лиц, которые имеют к ним доступ. Это должно быть зафиксировано в документальном виде, для чего необходимо издать внутренний приказ.

Кадровик представляет компанию в суде.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Многие кадровики забывают, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой. Если ошибетесь, компанию оштрафуют на 50 тыс. Операции могут быть совершены как с применением автоматизированных средств, так и без них.

Работодатель распространяет персональные данные работника – что делать

Работодатель обязан осуществить сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Для регламентации всех вопросов, связанных с охраной персональных данных работников, в организации должен быть разработан и принят соответствующий документ. Если ранее за отсутствие таких локальных нормативных актов не наказывали, то статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность. Поскольку ТК РФ говорит о документах, устанавливающих порядок обработки персональных данных во множественном числе, то таких документов должно быть как минимум два: - Положение о защите персональных данных работников утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации - Обязательство о неразглашении персональных данных работников подписывается теми, кто имеет доступ к таким данным сотрудниками отдела кадров, бухгалтерии, службы охраны и др. Проверив наличие документов по защите персональных данных работников, государственный инспектор по труду поинтересуется, как в организации собираются данные о работниках насколько законно.

Персональные данные сотрудников: обеспечение сохранности

Вопрос Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какие документы должны быть в организации например, ООО из 15 человек или ОАО из 13 человек, а ,впрочем, не важно какое кол-во сотрудников и организационно-правовая форма компании по персональным данным.. То есть, весь перечень пакет документов, положений и пр. И в какой , в какой срок нужно предоставить некое Уведомление? Я слышал, что до конца февраля 2013 г. Ответ Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты. Следовательно, к обязательным документам отдела кадров относятся: 1.

Персональные данные в организации есть всегда.

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Персональные данные работника

.

Персональные данные сотрудников: что важно знать кадровику

.

Персональные данные: основные документы и новинки законодательства

.

Какие документы по персональным данным должны быть в организации обязательно?

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Работа с персональными данными: закон старый, штрафы новые
Похожие публикации