Нумерация приказов в организации правила

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций Документы в кадровом делопроизводстве В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет.

Один из реквизитов приказа — это его порядковый номер. Он проставляется в верхней части документа, обычно на одной строке с датой издания документа. Нумерация кадровых документов имеет свои особенности, по сравнению с приказами по общей деятельности. Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Обычно нумерация приказов начинается заново каждый год.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Скачать пустой бланк приказа о нумерации приказов. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют: заполнение трудовых книжек; формирование личных дел, а также должностных инструкций; составление приказов по личному составу; контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков; хранение документации, при необходимости — сдачу ее в архивы; при необходимости — внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства. Приказы делят по разным видам. В частности: По личному составу.

Для долгосрочных — до 2003 года — 75 лет, для краткосрочных — 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных. По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Специфика Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями.

Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним. Элементы приказа о нумерации приказов Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся: Наименование и реквизиты компании.

В идеале приказ печатается на бланке организации. Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации. Место подписания. Дата составления. Все это — необходимая информация для всех документов данного типа.

После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о: Периоде, с которого нумеруются приказы.

Это может быть просто год начала нумерации. Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен. Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений. Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нюансы Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации — тоже один из приемлемых вариантов.

Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации. Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве.

Иначе принятые решения будут юридически неверны. Дополнительное удобство Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов.

Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале — это доказательство существования или передачи приказа в принципе.

Юридическую грамотность документа он не подтверждает. Сроки Периодичность издания такого приказа — 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год — это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе.

Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным. Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге.

Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет.

Московская область Добрый вечер! Посмотрите выдержки из статьи И. Гущиной "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 3 Цитата: Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием. Особенность приказов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6. Постановлением Госкомстата России от 05. Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки форма N Т-2 , личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы. Нельзя забывать о том, что кадровые документы - это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий. К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс "лс" личный состав или "к" кадры.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Журнал учета приказов Законодательные основы организации документооборота на предприятии Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов. Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам. Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций. Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28. Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота. Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит: систематизировать значительную часть документооборота; облегчить процедуру поиска нужного приказа; усилить контроль за оформлением решений руководства.

Правила нумерации приказов в организации

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве Кадровая служба обычно готовит проекты организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. В дальнейшем она их согласовывает, издает, регистрирует, учитывает и хранит. В качестве инструмента для выполнения последних двух задач можно использовать номенклатуру дел. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи. Порядковый номер приказа по кадрам является также его регистрационным номером индексом. Нумерацию всех приказов распоряжений по кадрам ведите в течение делопроизводительного года отдельно для каждой группы распорядительных документов в специальных регистрационных формах. Основные положения.

Скачать пустой бланк приказа о нумерации приказов.

Обновление: 19 октября 2017 г. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

.

Нумерация кадровых приказов

.

Нумерация приказов для маленькой организации

.

Нумерация приказов в организации правила

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева
Похожие публикации