Как вести личное дело хранения трудовых книжек

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение Как правильно вести личное дело сотрудников Активировать доступ. Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела. Бланк обложки личного дела.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен! Сообщество Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Данная Инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками. Работодатель за исключением работодателей - физических лиц обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии.

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях и записях, сделанных на титульном листе. В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность. Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т.

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной. Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки работник и заверяет своей подписью.

В титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, которую он должен ставить разборчиво. Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму рис. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии. К такой информации п. Каждая из записей должна быть пронумерована и иметь основания ее внесения военный билет, справки и т.

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу. При заполнении графы 3 трудовой книжки, куда заносятся сведения о работе, сначала в виде заголовка, без номера и даты должно быть указано полное наименование организации в соот-ветствии с ее уставом.

Оно может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Личное дело Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже. В состав личного дела входят следующие документы: внутренняя опись документов; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография резюме ; копии документов об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты рис. Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении ; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании аттестат, диплом, сертификат и др. Копии можно снимать только с подлинников этих документов. Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы ли-бо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника. Трудовые контракты договоры , заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты: наименование организации подведомственность не указывается ; номер личного дела; фамилия, имя, отчество полностью в именительном падеже ; дата начала личного дела день поступления ; дата окончания личного дела день увольнения ; количество листов указывается из листа — заверителя дела ; срок хранения.

Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров. Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор. Унифицированные формы Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда приводится в нижеследующей таблице. В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность специальность, профессию ; фамилию, имя, отчество работника; срок действия трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ распоряжение объявляют работнику работникам под расписку. Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов - листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т.

Приказ подписывает руководитель организации учреждения и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы.

Обязательное требование - подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-10а К кадровой документации относятся и документы о командировании работников.

На основании этого документа будет издаваться приказ распоряжение о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Приказ о направлении в командировку Т-9, Т-9а После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Приказ о направлении в командировку составляет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

В приказе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; должность командируемого; структурное подразделение; цель, время и место командировки. При необходимости могут быть указаны также источники оплаты командировочных расходов или другие условия направления в командировку. Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него.

При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом при его наличии и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Составляется график отпусков обычно в 3 экземплярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию, а третий в виде выписки передается в структурные подразделения.

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью ТК РФ. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело. Основанием для составления таких приказов служит докладная записка представление руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.

Поощряемый знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре до-кумента. Личная карточка Т-2 Личная карточка - основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки.

Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов. При заполнении п. Стаж работы общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.

При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе изменение фамилии, семейного положения, образования и т. При увольнении освобождении работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения освобождения , после чего карточку сдают в архив.

Срок хранения составляет, как правило, 75 лет. Похожие вопросы.

12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков Работодатель не обязан вести личные дела на своих. Личная карточка и личное дело работника содержат его. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков Работодатель не.

Материалы об аттестации если проводилась ; Фотографии работника, которые периодически обновляются; Опись личного дела. Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Порядок ведения дел Этот процесс включает в себя: Внесение записей в соответствующих разделах; Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности; Проверку личных делна сохранность документации; Хранение документации в составе личного дела. Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров. Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию. Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет. Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто. Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера.

Профессиональное развитие Вакансии Описание актуальных вакансий.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители — глава предприятия, его заместители, помощники; руководители структурных подразделений и их заместители; главные ведущие специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен! Сообщество Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Данная Инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Как хранить трудовые книжки и личные дела сотрудников?

Личные дела работников: кто должен оформлять Личные дела работников: кто должен оформлять 06. Порядок ведения личных дел по большей части не регламентирован и определяется работодателем самостоятельно. Рассказываем, что собой представляет личное дело работника, о порядке его оформления и хранения. Личная карточка работника Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего ч. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах. Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. Шпаргалка по статье от редакции БУХ. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих.

Правила оформления и ведения трудовых книжек, формирование личного дела Инфо Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения последний день работы его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Как вести личное дело хранения трудовых книжек

.

Личное дело сотрудника

.

шпаргалки на телефон

.

Личные дела работников: кто должен оформлять

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева
Похожие публикации