Что можно вести в электронном виде в кадровом производстве

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения Опубликовано 2014-01-06 11:23 пользователем HRTrud О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам. Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов.

Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи. Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи. Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут? Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы.

Электронный документ — надежен , хранить его просто и судами он принимается. Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего. Юридическая значимость электронного документа Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Согласно подпункту 11. Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона от 06. В том числе в пункте 1 данной статьи написано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Бумажная или электронная форма В законодательстве явно говорится лишь об одном виде документов, который не может существовать без бумаги, так как он составляется и имеет юридическую силу только в бумажном виде. Согласно статье 4 Федерального закона от 11. Это не говорит о том, что нет больше документов, для которых обязательно наличие бумажного экземпляра. В данном случае говорится о том, что вексель в обязательном порядке должен быть составлен только на бумаге, в то время как другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.

Существует еще требования некоторых нормативных актов, которые предписывают оформлять ряд документов на специальных бумажных бланках. Это связано как правило с наличием на таких бланках гербов и эмблем и в большей степени относится к федеральным органам исполнительной власти. В любом случае для большинства внутренних документов коммерческих организаций таких жестких условий не существует.

Для закрепления формы электронного документа в коммерческой организации достаточно локального нормативного акта. Однако, государственные органы также не отстают от прогресса. Всё больше документов их компетенции переводятся в электронный вид, с одной лишь оговоркой, что если у органа власти нет технической возможности вести электронный документооборот как внутренний, так и внешний , то в таком случае орган власти продолжает работать с бумагой.

Можно сказать даже наоборот — они двигают прогресс, одним из примеров является Федеральная налоговая служба, переводящая в электронный вид взаимодействие с организациями по отчетности. Межведомственное документальное взаимодействие тоже переводится в электронный вид. Для исполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014г.

Кадровый учет и классическое делопроизводство На данный момент кадровое делопроизводство один из самых сложных процессов для перевода его на полностью безбумажный вариант работы. Это связано в первую очередь с: отсутствием, в большинстве случаев, у будущего или текущего работника электронной подписи, которая гарантирует надежность электронного документа, и без которой не получится заключить договор и подписать ряд других кадровых и не только документов ; требованием длительного, а в некоторых случаях и постоянного хранения.

Крупное отличие электронного документа в том, что дополнительно появляется необходимость хранить столь долгий период то есть в ряде случаев это постоянный срок хранения систему или технологии, которые позволят воспроизвести электронный документ и сертификаты, которые подтвердят его подлинность; необходимостью подписания ряда документов более одного раза и т. Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область.

Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид. Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид: журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним; журнал учета приказов о приеме на работу; форма Т-60 записка-расчет о предоставлении отпуска работнику ; форма Т-61 записка-расчет при прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении ; табель учета рабочего времени и т.

Также, согласно статье 312. Что же касается типичных для классического делопроизводства документов приказы, служебные записки, исходящие письма и т. Единственный момент, который потребуется решить это возможность Генерального директора работать в системе, а без данной возможности или желания организовать передачу права на подписание документов от его лица другим сотрудником.

В связи с этим можно столкнуться с ситуацией, когда Генеральный директор не желает работать в системе и считает недопустимым передачу его функций относительно подписания документов другому сотруднику, даже в рамках законодательства. Первичные учетные документы Согласно пункту 5 стать 9 Федерального закона от 06. При этом, необходимо помнить, что в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В равной степени, вышесказанное касается и регистра бухгалтерского учета статья 10. Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи.

Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа. При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по требованиям и шире по вариантам. В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС согласно приказу ФНС от 29.

Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате xml и те, которые возможно отправить в скан-образах. Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле формализованные документы Вид документа.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Вести в 17:00 от 11.11.19

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — это обмен . и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно. Мы хотели бы оптимизировать кадровое делопроизводство нашей В электронном виде можно вести, например, все те документы. Необходимо.

Такие формы учета, как штатно-должностная книга, алфавитная книга или алфавитные карточки, журнал учета отпусков, журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения, целесообразно вести в бумажном виде в случае, если на предприятии отсутствует автоматизация кадрового учета. Если же в кадровом делопроизводстве введено ведение локальной или сетевой кадровой автоматизированной системы управления базами данных СУБД , то, обычно, такой учет ведется непосредственно в системе и, при необходимости, системой формируются соответствующие отчеты. Поэтому обременять работников кадровой службы дублированием этой информации в бумажных журналах не рационально, естественно при условии поддержания наполнения соответствующей информацией автоматизированной системы в актуальном состоянии и регулярного создания резервных копий баз данных. Приказы по кадровым вопросам регистрируются только после согласования визирования всеми должностными лицами и службами, согласование визирование которыми предусмотрено формой приказа, а также после подписи приказа руководителем предприятия. Журналы регистрации приказов по кадровым вопросам оформляют в соответствии с выбранным принципом распределения приказов на отдельные дела. Заявления, которые поступают от работников предприятия, считаются внутренними. В подавляющем большинстве они касаются трудовых отношений, т. Если на предприятии введена регистрация заявлений, порядок этой процедуры должен быть регламентирован в инструкции по делопроизводству предприятия. Исправление ошибок в регистрации и учете, выявленных после увольнения работника отдела кадров Случается, что при смене работника, на которого были возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства, или руководителя кадровой службы передача кадровой документации не была оформлена актами приема-передачи что уже является нарушением порядка ведения кадрового делопроизводства или такие акты были составлены формально. Если позже были выявлены ошибки в кадровом делопроизводстве, например, приказы по кадровым вопросам не зарегистрированы в соответствующих журналах, факт такого выявления необходимо зафиксировать в соответствующем акте с полным перечнем этих приказов, осуществить анализ всех адресатов рассылки копий незарегистрированных приказов. Докладная записка о выявленных нарушениях вместе с актом и результатами анализа подаются на рассмотрение руководителю предприятия. После этого регистрируем не внесенные ранее в журнал регистрации приказы в соответствующей хронологии событий, пропустив регистрационные номера тех приказов, записи о регистрации которых аннулированы. В конце восстанавливаем регистрацию этих приказов по тем регистрационным номерам, по которым они были внесены в журнал регистрации ранее. Конечно, нумерация приказов будет несколько нарушена, однако хронология издания приказов и даты будут соответствовать действительности. Если были выявлены незаполненные записи о регистрации приказов, т. Если срок хранения данных документов истек, стоит составить акты об их уничтожении. Если отсутствуют обязательные локальные акты, необходимо задать вопрос перед руководителем об их разработке и утверждении.

Дистанционные работники Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. Такие трудовые отношения регламентированы российским законодательством.

Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2020 году?

Ожидается, что эксперимент будет запущен с 1 января 2020 года и закончится 31 декабря 2022 года. Эксперты обсудили его преимущества и потенциальные угрозы на конференции HR Legal 2019, организованной деловой газетой "Ведомости". Напомним, что на данный момент в трудовом законодательстве не закреплена норма, позволяющая перевести кадровые документы в электронную форму. Тем не менее вице-президент, директор по персоналу компании "Почта Банк" Юлия Бородай рассказала о своем опыте использования электронной формы для таких документов, как приказы о предоставлении отпуска работнику, о поощрении или направлении его в командировку. Эксперт рассказала о специально созданных для их организации программах для повышения эффективности кадровых процессов: едином кадровом центре ЕКЦ для сотрудников службы кадров и самостоятельном сервисе для сотрудников. По ее мнению, это позволит автоматизировать процессы и минимизировать количество документов.

Перейти полностью на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве не получится

Правила его проведения регламентированы Приказом от 26. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя. Среди их задач было: опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде; оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации; выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. По информации Минтруда от 19. Вот на какие проблемы указал бизнес: Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи.

.

.

Электронный кадровый документооборот: все про эксперимент

.

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

.

.

.

.

.

Похожие публикации