Как идет нумерация приказов в организации

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов по основной деятельности и административно-хозяйственного характера. Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит: упорядочить процесс регистрации кадровой документации; ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг; облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение. Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем: в необходимости разграничения документов с длительным 75 или 50 лет и кратковременным от 1 года до 5 лет сроком хранения; ВАЖНО!

Журнал учета приказов Законодательные основы организации документооборота на предприятии Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов. Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам. Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций. Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28. Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота. Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит: систематизировать значительную часть документооборота; облегчить процедуру поиска нужного приказа; усилить контроль за оформлением решений руководства.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером Образец от эксперта Для чего нужна нумерация приказов по кадрам Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала.

К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд , об изменении оклада и других кадровых процессах.

В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет. Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет.

Сроки хранения кадровых документов в организации Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком. Как нумеруют приказы по кадрам: 5 базовых правил Строгих общеустановленных правил нумерации не существует.

Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей. Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года.

В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно. Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания.

Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации. Если речь идет о крупном предприятии с большим количеством структурных подразделений, стоит разработать специальную систему нумерации и закрепить ее локальным нормативным актом, с которым всех сотрудников, имеющих отношение к кадровому делопроизводству, следует ознакомить под подпись.

Правило 4. Небольшой организации громоздкая система нумерации приказов не нужна. Сложные принципы нумерации, применяемые работодателем, в этом случае не облегчают работу с документами, а напротив, могут еще больше запутать работника и привести к потерям времени.

Если речь идет о компании с десятком сотрудников и приказы по личному составу издаются нечасто, можно даже не использовать буквенные коды, ограничившись присвоением простого порядкового номера. Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером Смотреть образец Правило 5. Приказы классифицируют по типам и срокам хранения. Эти нормативные акты устанавливают общие сроки хранения разных видов распорядительной документации. Обычно документы группируют с учетом кадрового решения, которое они закрепляют.

При таком подходе в отдельные группы выделяют приказы об увольнении, приеме на работу, предоставлении отпуска и т. Как нумеровать приказы по кадрам с учетом размера предприятия Поскольку именно кадровая служба оформляет и регистрирует приказы по личному составу, как нумеровать такие документы, должен знать каждый кадровик.

Номера присваиваются всем без исключения распоряжениям, составленным свободной форме или с применением унифицированных бланков. Ориентируйтесь на внутренние правила и нормы, закрепленные работодателем.

Если четких предписаний нет, отталкивайтесь от общих принципов. Приказы по личному составу, изданные руководителем малого предприятия с небольшим штатом и отсутствием отдельной службы по работе с персоналом, обычно регистрируют под порядковым номером без дополнительных индексов, кодов и деления на категории. Отсчет ведется с 1 января текущего года. Регистрируя новый документ, придерживайтесь хронологии. Такой подход упрощает процесс архивирования документов в дальнейшем.

На предприятиях среднего размера применяют более сложную систему нумерации. На крупных предприятиях применяют более сложную нумерацию приказов на отпуск, командировку и т. Соответственно, номера приказов дополняют индексами, обозначающими номер конкретного филиала или отдела, либо первыми буквами фамилий работников, которых касается распоряжение. Отражайте в нем даты оформления, названия и номера приказов на отпуск, увольнение, декрет, трудоустройство и другие кадровые процедуры.

Журнал регистрации приказов по личному составу Смотреть образец Впишите данные о сотрудниках, в отношении которых они издавались: фамилию, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение. Можно завести отдельные журналы на бумажных или электронных носителях для каждого вида приказов. Вывод Всем кадровым приказам присваиваются регистрационные номера.

Уникальный номер позволяет легко идентифицировать документ и найти его в текущих или архивных делах. Порядок присвоения распорядительным документам цифровых и буквенных индексов определяет работодатель, исходя из базовых принципов ведения кадрового документооборота.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Подскажите, пожалуйста, у нам маленькая организация. В год очень мало приказов. Стоит ли делать сплошную нумерацию для. fotolinia.com › kadrovye_dokumenty_i_obrazcy › pravilnaya_nu.

Обновление: 19 октября 2017 г. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. Нумерация в данном случае решает проблемы: поиска необходимого приказа; установления взаимосвязей между несколькими приказами например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника ; организации хранения документации; систематизации приказов по содержанию. Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа. Основные принципы нумерации Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ. Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить. Каждый год нумерация начинается с начала. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов. Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка. Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером Образец от эксперта Для чего нужна нумерация приказов по кадрам Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала.

Московская область Добрый вечер! Посмотрите выдержки из статьи И.

Приказ о нумерации приказов

Один из реквизитов приказа — это его порядковый номер. Он проставляется в верхней части документа, обычно на одной строке с датой издания документа. Нумерация кадровых документов имеет свои особенности, по сравнению с приказами по общей деятельности. Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Обычно нумерация приказов начинается заново каждый год. В отдельных случаях, когда приказов в деле совсем мало, можно вести нумерацию в книге приказов на протяжении нескольких лет, главное, чтобы потом эти приказы были сшиты в одно дело. Для чего нужна нумерация Основное назначение номера на приказе — это гарантия того, что приказы не будут издаваться задним числом, поскольку все они после подписания должны быть зарегистрированы в специальном журнале.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций Документы в кадровом делопроизводстве В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения. Таких сроков, как правило, три: документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия; приказы распоряжения руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 75 лет; текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет. Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно. Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т.

Скачать пустой бланк приказа о нумерации приказов. Невозможно работать там, где нет порядка.

.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

.

Нумерация кадровых приказов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно создать и оформить ПРИКАЗ и РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Похожие публикации